Copie dei documenti condominiali, uno dei più frequenti motivi di attrito tra condomino e amministratore. Arriva prima o poi per qualsiasi condomino la necessità di verificare determinati documenti condominiali in possesso dell’amministratore.
I motivi possono essere i più vari: conti nel bilancio che non tornano, pagamenti non contabilizzati, lavori onerosi da approvare in un’imminente assemblea…
Il passo è fisiologico, ovvero la richiesta delle copie dei documenti condominiali. Ed è qui che sorgono i problemi, di natura prettamente pratica come giuridica. Non a caso la giurisprudenza ha dovuto effettuare negli anni un lavoro particolarmente meticoloso per chiarire molti punti.
Il diritto del condomino ad ottenere copie dei documenti condominiali
La richiesta delle copie dei documenti condominiali può essere sempre effettuata dal condomino, che vede sancito questo suo diritto agli artt. 1129 c.c. e 1130 bis c.c.
Non è raro, purtroppo, che amministratori neghino, chi per pigrizia chi per errate convinzioni, questo diritto ai condomini. Vedremo tra qualche giorno come poter agire in quei casi.
Tipologia delle documentazione
Il richiamo a due norme distinte e non un solo articolo ha una ragion d’essere. L’art. 1129 c.c. sancisce implicitamente il diritto del condomino prevedendo in realtà l’obbligo e il dovere in capo all’amministratore di comunicare, all’atto della nomina, “il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.”
L’art. 1130 bis c.c. invece prevede espressamente un diritto in capo ai condomini che “possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione”.
A ben vedere, il legislatore ha fatto una distinzione in merito alla tipologia di documentazione condominiale. L’art. 1129 c.c. parla di registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’art. 1130 c.c. Andando a leggere la norma si parla quindi del 1) registro di anagrafe condominiale, del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità.
L’art 1130 bis c.c. parla invece dei documenti giustificativi di spesa, in altri termini le cosiddette “pezze d’appoggio”.
La distinzione non incide sul diritto del condomino, che ha sempre la possibilità di richiedere copia di entrambe le tipologie di documenti. Cambia soltanto il lasso temporale, laddove il legislatore mette per la seconda categoria un limite decennale, mentre i registri possono essere richiesti sempre e comunque.
Chi sostiene i costi?
I due articoli sono molto chiari. Il condomino ha diritto di prendere visione della documentazione gratuitamente ed estrarne copia “a proprie spese”. Ciò significa che possono sia rimborsare l’amministratore delle spese vive sostenute per le copie che estrarne copia personalmente.
Attenzione però: gli unici costi da sostenere sono quelli per le spese vive per le mere copie. Non è raro che accada che l’amministratore chieda un compenso aggiuntivo o un rimborso forfetario, che come vedremo, costituiscono una richiesta del tutto illegittima.
Compenso dell’amministratore?
L’amministratore non può chiedere arbitrariamente un compenso aggiuntivo per le copie, che di per se non gli è dovuto.
Di particolare interesse è la recentissima ordinanza n. 4686/18 Cassazione Civile, II sezione, che pone il seguente principio:
l’esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili non deve risolversi in un onere economico per il condominio, sicché i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale (Cass. Sez. 2, 29/11/2001, n. 15159), e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale
L’ordinanza ricalca altre sentenze degli anni precedenti dello stesso tenore.
Si è discusso in passato se questo compenso potesse essere preventivo approvato dall’assemblea presentato dallo stesso al momento della nomina. Se inizialmente c’erano pareri favorevoli o quantomeno discordanti, questa ordinanza sembrerebbe negare la possibilità. Al momento della nomina infatti l’amministratore è tenuto ad indicare i compensi extra per le attività straordinarie. In caso contrario si intendono già incluse nel compenso generale come pattuito. Il fatto che la Cassazione ritenga comunque quest’attività a prescindere come “compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico” sembrerebbe escludere anche la possibilità che possa essere previsto, seppur approvato dall’assemblea, un compenso a parte. La legge prevedere del resto un mero rimborso, in capo ai soli richiedenti e a vantaggio della gestione condominiale.
Limiti
La richiesta di copie dei documenti condominiali incontra un unico limite, sancito sia dalla legge che dall’evoluzione giurisprudenziale. Non deve creare intralcio alla gestione condominiale. Si tratta di una limitazione di buon senso che impedisce l’abuso di questo strumento da parte di condomini avversi all’amministratore. Si vuole evitare che il condomino, stanti i costi di copia contenuti, tedi l’amministratore continuamente con richieste di visibilità e di copie della documentazione. Ratio della norma è infatti che il condomino sia sempre informato, aggiornato e consapevole della gestione condominiale, non dargli l’opportunità di rendere la vita impossibile all’amministratore!